Bienvenido al primer paso para configurar tu instancia de KeyA ERP en la nube. Una ves que tú instancia este activa deberas seguir los pasos descritos para lograr utilizar KeyA ERP.
Los datos que se almacenen por sucursal serán los mismos que se mostraran posteriormente en diferentes documentos de KeyA ERP como ordenes de compra, pedidos, remisiones, facturas, etc... También considere que estos mismos datos son los utilizados para la certificación de recibos fiscales mexicanos. Ademas los catálogos de números de parte, compras, pedidos, remisiones y facturas dependen de una sucursal.
Inicie sesión en KeyA ERP.
Para iniciar sesión dentro de su instancia KeyA ERP en la nube, debe ingresar a la liga que recibo previamente por correo electrónico; por ejemplo: miempresa.keya-erp.com , una ves dentro del portal debe escribir en los campos correspondientes "usuario" y contraseña los datos correspondientes (estos mismos se encuentran en su correo inicial). Si usted no cuenta con esta información contacte a su consultor KeyA.
Posteriormente de clic en el botón de continuar ubicado en la parte inferior justo después los campos de usuario y contraseña.
En caso de que su usuario y contraseña sean incorrectos, el sistema no permitirá el acceso y mostrará de nuevo la pantalla de inicio de sesión, sin ningún mensaje. De tal modo debe verificar los datos ingresados o bien contactar a su consultor KeyA.
En caso de que sus datos sean correctos el sistema le permitirá el acceso mostrando la pantalla inicial o dashboard.
la presentación puede variar.
Una ves dentro del sistema, debemos dirigirnos al menú de la parte izquierda y dar clic sobre en la opción "Configuración".
Una ves que de clic sobre configuración se desplegaran todas las opciones disponibles de configuración del sistema, después de esto, busque la opción "Sucursales" y de clic sobre ella:
Al dar clic el sistema nos mostrara la pantalla para gestionar sucursales dentro del sistema.
La mayor parte de las pantallas en KeyA ERP muestran de forma inicial una tabla dinámica, la cual permite filtrar, buscar y ejecutar acciones sobre cada elemento como editar o eliminar.
Para entender mejor el funcionamiento de Sucursales, es importante observar la pantalla y ubicar las opciones más relevantes. Observe que de inicio se muestra una tabla dinámica la cual contiene los datos principales de las sucursales registradas en KeyA ERP.
- Razón social: para México representa el nombre de la denominación social sea el caso de contribuyente moral o físico. Para lugares extranjeros puede representar el nombre de la empresa.
- Nombre comercial: Representa el nombre que tiene la empresa en el mercado ya que este puede variar al punto 1. Como ejemplo "Refrescos S de RL" -> "Super Refrescos".
- RFC o ISN: Este parámetro representa en México el numero de registro federal de contribuyentes, para extranjeros es el equivalente al numero de registro fiscal exterior.
- Timbres disponibles: Cada instancia de KeyA ERP en México incluye un paquete de timbres fiscales, dicho campo muestra la cantidad de timbres disponibles en el momento, por sucursal.
- Teléfono: Representa el numero telefonico principal a 10 dígitos con clave lada.
- Email: Representa el buzón de correo electrónico principal.
- Acciones: muestra las posibles acciones disponibles por registro.
- Editar: Permite cambiar datos previamente guardados sobre cada registro.
- Eliminar: Permite eliminar una sucursal; Siempre y cuando esta no tenga movimientos dentro del sistema como Ordenes de compa y facturas.
Ademas la tabla dinámica cuenta con dos opciones en su parte superior:
- Buscar: Campo que permite buscar sucursales por cualquier dato expuesto en las columnas de la tabla; como por ejemplo RFC.
- Elementos por pagina: Permite cambiar la cantidad de registros que se muestran en la tabla.
Las tablas dinámicas cuentan con persistencia al momento de búsqueda y filtrado de datos, por lo que podrá notar que al filtrar o buscar y posteriormente navegar, al momento de regresar a la opción "Sucursales" sus últimos filtros aún tendrán efecto.
En todas las pantallas de KeyA ERP encontrara sobre la parte superior de la tabla botones principales, como ejemplo en este caso "Añadir Sucursal"; Esta opción permite configurar dentro del sistema una nueva sucursal.
Como muestra la imagen, al crear una sucursal deberá rellenar todos los campos de la pantalla, con la información correspondiente. Recuerde que para efectos fiscales en México el campo regimen fiscal debe ser consecuente al RFC. Ademas esta pantalla le permite cargar un logotipo por cada sucursal y utilizarlo en todos los documentos que genera el sistema. Tales como ordenes de compra y facturas.
Una ves que capture la información solicitada bastara con dar clic en el botón morado "Guardar". Hecho esto el sistema de forma automática lo enviara de vuelta a la pantalla anterior "Sucursales" donde podrá visualizar la sucursal que se acaba de registrar y el mensaje de éxito.
Sobre los mensajes de éxito, advertencias y errores: contemple que estos pueden mostrarse en pantalla una ves realice la acción correspondiente. Y se mostraran en la parte superior derecha o bien en la parte central de la pantalla.
Esperamos que esta breve guía sirva como apoyo, en caso de requerir ayuda contacta a tu asesor KeyA.