Como primeros pasos es necesario identificar los diferentes catálogos de los cuales los números de parte o artículos se alimenta para lograr crear y editar un registro. (Esta lista puede cambiar según sea el requerimiento de su instancia KeyA ERP).
- Categorías
- Propiedades
- Unidades de medida
- Compra
- Venta
- Almacén
- Colores
- Flautas
- Resistencias
- Tipos de papel
- Marcas
- Modelos
Es necesario configurar previamente todos esos catálogos. Considere que si sus números de parte no utilizan o no están relacionados a los catálogos; Incluya en cada uno un registro llamado "Default" o "Sin Marca" por ejemplo.
La ubicación con respecto a los catálogos relacionados es SM - Suministros / Configuración SM. Como muestra la siguiente imagen:
Cada opción puede variar su funcionalidad; KeyA ERP es intuitivo y fácil de utilizar por lo que obviaremos la configuración y continuaremos con la configuración de un nuevo numero de parte.
La opción números de parte se encuentra justo después de configuración SM.
Al dar clic sobre la opción nos desplegara la tabla dinámica donde cabe destacar algunas partes importantes :
Columnas seleccionadas con un rectángulo rojo.
- Vista previa
- Permite observar a detalle los datos que componen el registro sin necesidad de ingresar a una pantalla de edición o en nueva pestaña. Regularmente se identifica por un cuadro con una cruz en medio del mismo.
- CFG (Configurado)
- Nos indica en dos estatus, si el numero de parte esta listo para ser utilizado en las diferentes cualidades de KeyA ERP. Cabe destacar que si este estatus esta en color rojo, el registro no podrá ser comprado y vendido.
- Estatus
- Nos permite observar si el registro se encuentra utilizable dentro de KeyA ERP. Recuerde que no es posible eliminar un registro que tenga relación a otro dentro de KeyA ERP o que cuente con existencia.
Áreas seleccionadas con flecha roja:
- Filtros
- Permiten filtrar o buscar entre todos los registros según sea el parámetro seleccionado.
- Tipo filtra por el parámetro tipo (Articulo, Servicio, Producto).
- Marca filtra los registros por el parámetro seleccionable marca.
- Filtros de categoría: buscan en base una categoría, sub categoría y sub sub categoría seleccionable.
- Cliente y proveedor: buscan siempre y cuando los registros se encuentren previamente relacionados a cualquier entidad cliente - proveedor. Seleccionable.
- Código interno: busca en base al parámetro código interno, es seleccionable.
- Búsqueda dinámica: Regularmente la búsqueda dinámica permite filtrar los registros sobre cualquier columna visible en la tabla.
- Botones de acción primarios
- Añadir número de parte: Permite añadir un nuevo número de parte.
- Cliente número de parte: KeyA ERP permite relacionar diferentes números de parte a un cliente, para mantener una configuración de stock y posteriormente obtener múltiples tipos de notificaciones que apoyen con el control de almacén.
- Exportar a Excel: Permite descargar todos los registros de Números de parte en formato .xlsx Excel.
- Botón de acción sobre cada registro: permite realizar diferentes acciones en base al estatus del registro;
- Suspender / Reactivar
- Solo es posible suspender registros que cuenten con existencia 0.
- Solo es posible reactivar registros que se encuentren suspendidos.
- Editar
- Permite modificar cualquier dato del número de parte.
- Impuestos
- Permite modificar y asignar impuestos de compra y venta, así como, código de producto y unidad del SAT para usuarios en México.
- Clonar
- Realiza una auto copia del registro con el prefijo "Clon".
- Eliminar
- Solo es posible eliminar un registro que no tenga movimientos relacionados a cualquier entidad del sistema.
- Imprimir etiqueta
- Permite imprimir etiquetas en formato ZPL. Es necesario que configure una impresora que soporte ZPL en red publica o VPN.
- Movimientos
- Acceso directo a Kardex de almacén del número de parte.
- Suspender / Reactivar
Crear nuevo número de parte.
Ubique el botón de acción principal azul "Añadir número de parte" y de clic sobre él. Una ves termine de cargar el navegador se mostrará la siguiente pantalla:
Dividida en dos grandes secciones una a la izquierda y otra a la derecha, es la forma de ubicar los diversos elementos que pueden componer un número de parte.
Izquierda: contempla la configuración inicial del registro, tal como, la sucursal a la que pertenece el número de parte, el tipo, si el numero de parte cuenta con medidas ( ancho, largo, alto, fuelle, calibre ), si es posible vender el número de parte y el estatus con el que será guardado por primera ocasión.
Además en la parte superior se encuentran una pestaña adicional y el acceso directo a diferentes catálogos que forman parte de los datos que puede o no componer un registro. En la pestaña imagen es posible configurar una imagen para el numero de parte, la cual, podrá tener usos informativos en documentos como: ordenes de compra, cotizaciones y remisiones. La imagen puede ser modificada en cualquier momento. De considerar que las dimensiones de la misma pueden ser modificadas al momento de la carga, con el fin de optimizar el rendimiento del sistema.
En cuanto los catálogos, son un acceso directo al menú de "Configuración SM" que se encuentra dentro de "SM Suministros".
En algunos campos del sistema se encontrará un botón con el símbolo de recarga; Este permite recargar los datos que muestra la lista del selector, de tal manera que puedes navegar entre pestañas del sistema y añadir registros en diferentes entidades para posteriormente solo regresar y recargar el elemento, previniendo que pierdas información o tengas que volver a rellenar los campos.
ACTUALIZACION.
Los diversos números de parte ahora pueden contar con una configuración de múltiples unidades de medida para los diferentes tipos de transacciones principales de KeyA; tales como Ventas, compras y almacén. Y también puede tener configurado (n) cantidad de presentaciones para compra y venta, con una unidad de medida principal.
Esto nos habilita para poder inicializar un parámetro de costo y precio de venta inicial por unidad de medida, que posteriormente según se mueva este número de parte en el sistema; generara un histórico. Además de contar con la cualidad de lograr configurar listas de precio por cliente y unidad de medida asignada al número de parte.
Expresado lo anterior podremos visualizar en la parte inferior de la pantalla de creación el siguiente contenedor:
en el cual podremos configurar diversos tipos de presentaciones (unidad de medida) para los dos tipos soportados (compra y venta). En resumen, una presentación es la equivalencia de una unidad de medida a otra. Tal cual lo expresa la siguiente pantalla:
Múltiples unidades de medida
Esta sección permite agregar al número de parte múltiples unidades de medida clasificadas entre venta, compra y almacén, de tal manera que estas tendrán efecto según sea el caso de la transacción que involucre al número de parte.
Números de parte relacionados.
Cuando un numero de parte no cuente con existencia suficiente para realizar una transacción como venta y remisión, siempre y cuando cuente con una lista de números de parte relacionados que puedan considerarse como suplentes, el sistema va a sugerir reemplazarlo por uno de la lista. Por tanto, dentro de la pantalla de configuración de números de parte es posible configurar dicha lista. Basta con filtrar los diversos números de parte que busquemos desde el componente de búsqueda y seleccionarlo para agregar a la lista. Si desea removerlo utilice el botón (-);